近年、働き方の多様化に伴い、チャットツールを導入する企業様が増えております。その中でセキュリティを重要視する企業様からオンプレミス型のチャットツールに注目が集まってきております。今回は、オンプレミス型チャットツールのメリット・デメリットからチャットツールの選び方についてもご紹介してまいります。
オンプレミス型とは？クラウド型との違い
オンプレミス型のチャットツールとは、組織内のサーバーに設置され、組織内で管理される形態のチャットツールです。対照的に、クラウド型のチャットツールはベンダー元にサーバーが設置されており、利用者はインターネットを通じてアクセスして利用します。
多くのチャットツールはクラウド型なので、オンプレミス型と言われてもあまりピンとこない方も多いのではないでしょうか。オンプレミス型のメリット・デメリットを理解し、自社にマッチしたチャットツールを導入できるようにしましょう。
オンプレミス型のメリット
オンプレミス型のチャットツールを利用するメリットは以下の通りです。
1. データを安全に管理できる
組織内でサーバーやデータベースを保持するため、データへのアクセスと管理を独自に行うことができます。そのため、セキュリティポリシーを厳密に適用することが可能で、データ漏洩をはじめとするセキュリティリスクを抑えることができます。
クラウド型の場合ですと、データの管理、セキュリティ強度はサービス提供元に依存してしまい、自社の要件を満たせない可能性があります。
また、取り扱うデータを第三者に提供する必要がなくプライバシーを保護することができます。個人情報の取り扱いが多く、規制が厳しい業界や組織でも利用することができます。
2. セキュリティのカスタマイズと強化ができる
既存のチャットツールを使う場合は、自社のセキュリティ要件を満たせるかを検討する必要がありますが、オンプレミス型ではセキュリティのカスタマイズが可能で、自社のセキュリティ要件に合わせて調整できます。以下はカスタマイズの例になります。
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シングルサインオン (SSO): 組織の既存の認証システムと統合して、アクセスコントロールを強化します。
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エンドツーエンド暗号化: 重要なコミュニケーションのセキュリティを向上させるために当事者のみが復号可能なエンドツーエンド暗号化を導入できます。
オンプレミス型のデメリット
オンプレミス型のチャットツールを利用するデメリットは以下の通りです。
1. クラウド型に比べてコストが高い
サーバーやインフラ環境を自ら用意しないといけないので、初期費用がかかります。システムを構築する必要もあるため、構築のコストもかかります。クラウド型に比べて、費用と時間の観点で初期コストが高くなってしまいます。
2. ITスキルが必要
オンプレミス型の構築や運用にはITの知識・スキルが求められます。それらに関して外部に依頼する場合は、改めてコストが発生してしまいます。
チャットツールの選び方
チャットツールを検討する際には、以下の観点に着目すると良いでしょう。
- オンプレミス型かクラウド型か
- 費用
- セキュリティ
- 使いやすさ
- サポート体制
オンプレミス型かクラウド型か
オンプレミス型は初期コストと運用コストがかかりますが、データを安全に管理でき、セキュリティ対策のカスタマイズも可能です。
クラウド型は、データがクラウドベースに保存され、セキュリティカスタマイズにも制限がありますが、導入コストや運用コストが安価です。
どちらを選ぶかはそれぞれの特徴を理解した上で、自社のセキュリティ要件とコストの両面から検討するとよいでしょう。
費用
初期コスト、運用コスト、ライセンス料、サポート費用などについて調査し、自社の予算の制限とすり合わせるとよいでしょう。
費用は各ツールによって異なりますし、プランによって利用できる機能が異なることもあります。そのため、興味を持ったツールはサービス提供元に問い合わせをして見積りを依頼することをおすすめします。
セキュリティ
様々な情報を取り扱うチャットツールにおいてセキュリティの強度は重要です。セキュリティが不十分なツールを利用することは情報漏洩のリスクを高めてしまいます。
どんなセキュリティ機能があるか、カスタマイズは可能か、クラウド型であればサービス提供元の信頼性はどうか、という点を重視するとよいでしょう。
使いやすさ
毎日利用するものですので、使いやすいツールはコミュニケーションの円滑化に大きく貢献します。直感的に操作方法が分かればいいですが、使い方が分かりづらいとストレスを感じてしまう可能性があります。
トライアルを利用できるツールであれば実際に触ってみて、操作が簡単か、UIがシンプルかといった点も確認するとよいでしょう。
サポート体制
使い方がわからない、意図しない動作をした、といった際にサポートを受けられるかどうかも重要なポイントになります。その際にサポートの範囲も確認しておくとよいでしょう。
無料でも使えるオンプレミス型チャットツール ~Rocket.Chat~
オンプレミス型のチャットツールとしてRocket.Chatがおすすめです。
Rocket.Chatは、オンプレミス型でもクラウド型でも利用できるOSS（オープンソースソフトウェア）のチャットツールです。特長は以下の通りです。
- セキュリティ機能が充実している
- 無料でも利用できる
- 他サービスとの連携が得意
セキュリティ機能が充実している
オンプレミス型で利用できるためセキュリティのカスタマイズ性も高く、以下のようなセキュリティ機能を搭載しているので情報漏洩リスクを抑えることができます。
- エンドツーエンド暗号化
- 二要素認証
- アクセス制限機能
- DLP機能
無料でも利用できる
Rocket.ChatはOSSなので、自分でサーバーに構築することができ、基本的な機能が揃った無料版をご利用いただくことができます。構築方法はこちら。
また、弊社三和コムテックでは全機能が利用な可能なEnterPrise版の無料トライアルも提供中です。実際に触って試してみたいといった方には無料トライアルもおススメです。
（トライアルはこちらからお問い合わせください。）
他サービスとの連携が得意
Rocket.Chatには様々なアプリをインストールできるマーケットプレイスがあり、他サービスと連携できる公式アプリも豊富に用意されています。例えば、Teams、Slack、ChatGPT、Googleカレンダー等がございます。これらを活用することでRocket.Chat上で他社製のツールとチャットすることも可能です。
API連携も得意としていますので、マーケットプレイス上にない他サービスとの連携も実現可能です。
Rocket.Chatはチャット、ビデオ通話、ファイル共有といった基本機能も勿論搭載しております。各機能や活用方法をより詳しく知りたい方は 公式ポータルサイトおよびFAQページをご覧ください。また、Rocket.Chatの機能や連携例をご紹介するウェビナーも実施しておりますので是非ご参加ください。
まとめ
今回は、オンプレミス型のメリット・デメリット、チャットツールの選び方についてご紹介しました。
オンプレミス型は、サーバーやデータベースを自社内で管理できるためセキュリティ面でメリットがあり、クラウド型は導入、運用コスト面でメリットがあります。
チャットツールを導入する際はそれぞれの特徴を理解し、自社のセキュリティ要件と費用の両面からツールの検討をしていくとよいでしょう。
今回ご紹介したRocket.Chatは、オンプレミス構築も可能な上にセキュリティ機能も充実しているのでおすすめです。弊社では、導入から運用までトータルサポートさせていただいております。
お見積りやご相談をお問い合わせフォームにて受け付けております。お気軽にお問い合わせください。
