RPAツールは多くのベンダーからいくつもの製品がリリースされているため、選定に頭を悩ませるケースが少なくありません。RPA選定時には、コストや導入形態などさまざまな部分を比較しつつ検討することが大切です。本記事では、RPAツールを比較する際のポイントや、失敗しない選び方などを解説します。
RPAツールを比較するための前知識
RPAツールを比較する前に、RPAがどのようなものなのか理解しておく必要があります。また、近年多くの企業がRPAの導入を積極的に進めている背景や、ツールの導入によって何ができるのかも把握しておきましょう。
RPA(Robotic Process Automation)とは
RPAとは、流れやルールが決まっている定型業務や単純作業を自動化できる仕組みです。RPAはソフトウェアロボットであり、ツールの導入によってPC上で行うさまざまな定型業務をロボットが代行してくれます。
多くの企業がRPAツールの導入を進めているのは、得られるメリットが大きいためです。ツールを導入すれば、今まで人の手で行っていた定型業務をロボットが代行してくれるため、人的コストの削減につながります。
また、誰でもできる作業をロボットに任せることで、リソースをより有効に活用できるのもメリットです。ほかにも、従業員の負担軽減や満足度向上、業務品質の向上といった効果が期待できます。
RPAが注目される背景
RPAが注目されている理由として、国が推進している働き方改革が挙げられます。働き方改革における取り組みのひとつに長時間労働の是正が含まれています。定型業務を自動化できるRPAの導入によって現場の戦力が増加するため、作業時間短縮や残業の削減ができ、働き方改革の実現にもつながります。
また、RPAツールは今まで人が担当してきた作業を代行するため、人手不足の解消にも役立ちます。RPAが定型業務を代わりに遂行してくれるのなら、限られた人員を有効に活用して現場を回せます。
RPAツールでできること
RPAツールが得意とするのは、ルールや手順が決められている定型業務の自動化です。たとえば、勤務時間の計算や残業時間の集計といった勤怠管理をはじめ、在庫管理や請求書の発行といった作業の自動化が可能です。
また、取得した顧客情報のシステム登録も自動化できます。通常、マーケティング活動で取得した見込み客の情報は、名刺管理ソフトや顧客管理システムなどへ入力します。いくつものシステムへ登録が必要なケースではどうしても時間がかかりますが、RPAの導入によって自動登録が可能です。
ほかにも、メールの自動返信やレポートの作成、SNS上での情報収集、データ入力などもRPAツールを導入すれば自動化できます。
RPAツールの比較ポイント6つ
RPAツールはいくつもの製品がリリースされているため、そのなかから自社に合ったツールを選ぶには比較ポイントを押さえておかねばなりません。基本的には、導入形態やコスト、認識方法、操作性、セキュリティ対策、サポート体制の6点を重点的にチェックします。
1. RPAツールの種類
RPAツールは、導入形態によってサーバ型、デスクトップ型、クラウド型の3つに分類できます。サーバ型のRPAは、端末をサーバに接続することで自動化処理を実行します。膨大なデータの管理が可能である一方、サーバの設置や環境構築が必要になるデメリットがあります。
デスクトップ型は、PCにインストールして使用するタイプです。インストールしたPCで行う定型業務の自動化を実現できます。サーバ型に比べて導入しやすい反面、複数の端末でツールを使いたいのなら別途ライセンスの購入が必要になるデメリットがあります。
クラウド型は、オンラインで導入できるRPAです。導入が容易なうえにコストを抑えやすい点がメリットです。一方、オンラインで使用するためセキュリティリスクへの懸念があります。
2. コスト
RPAツールの導入で発生する費用としては、初期費用や月額費用が挙げられます。また、保守メンテナンス費用やサポート費用なども発生します。
コストを考える際には、RPAを長期的に運用することを想定して比較しましょう。初期費用を低く抑えられても、月額料金が高いとなると長期の運用で莫大なコストがかかります。長期運用を念頭に置いたうえで、費用対効果がどうなのかを考えてみましょう。
3. 認識方法
RPAの認識方法には、座標指定型と画像認識型、オブジェクト認識型の3種類があります。座標指定型は、モニター上におけるユーザーの操作を記憶する認識方法です。近年のRPAにはあまり用いられていません。
画像認識型は、操作に関する画像をインプットし、モニターに表示されたら処理を行うタイプです。さまざまなアプリケーションで使用できるほか、開発が容易である点がメリットです。
オブジェクト認識型は、Webページの構造などをRPAに理解させ、指定した処理を行う方法です。処理の対象を確実に指定できるため、さまざまなRPAツールで採用されています。
4. UI(使いやすさ)
RPAツールを比較する際には、使いやすさも重視しましょう。優れた機能をいくつも実装したツールであっても、従業員が使いこなせないようでは意味がありません。また、エンジニアが作り込めるかどうかも併せてチェックしましょう。
従業員のITレベルにばらつきがあるのなら、部分的に試験導入するのもひとつの手です。まずはひとつの部署だけに導入し、使いこなせるようであれば少しずつ適用する範囲を広げていく、といった具合です。この方法であればリスクを大幅に軽減できます。
5. セキュリティ対策
RPAツールは、業務効率化や生産性向上に役立つ一方で、セキュリティ事故が発生するリスクがあります。組織で扱っている重要な情報が外部に漏れた、といった事故が起きると、企業としての信頼を失いかねません。
このようなリスクを避けるため、安全性が高い信頼できるツールの導入が求められます。また、併せて適切なアクセス権限の付与や制限、パスワードの暗号化、ログ管理などを徹底することも大切です。
6. サポート体制
RPAを導入した直後は、分からないことや不安なことが多々発生しがちです。このようなとき、適切なサポートを提供してくれるベンダーであれば安心です。
基本的に、RPAを販売している多くのベンダーはサポートを提供しています。ただ、何をどこまでしてくれるかはベンダーによって大きく異なるため注意が必要です。具体的にどのような対応をしてくれるのか、土日や時間外の対応は可能なのか、電話以外で相談できるのかなど、サポート体制をきちんとチェックしておきましょう。
RPAツール選びで失敗しないためには
失敗しないためには、なぜRPAを導入するのか目的を明確にしなくてはなりません。目的が明確になっていないと、ツールを導入した時点で満足してしまうおそれがあります。目的によって選ぶべきツールも変わってくるため、まずは導入目的をはっきりさせましょう。
どのような業務を自動化したいのかも明確にしなくてはなりません。業務によっては、RPAでの自動化に向いていないものもあります。イレギュラーが発生しやすい、毎回手順が変わるといった作業の自動化はRPAに向いていないため注意が必要です。
まとめ
RPAツールの導入によって、在庫管理や勤怠管理、問い合わせ対応など、さまざまな定型業務の自動化が可能です。ツールの選定時には、コストや導入形態、使いやすさ、サポート体制などさまざまな部分をチェックしつつ検討しましょう。
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