これまで事業領域におけるコミュニケーションの手段としては、電話やメールの使用が一般的でした。しかし近年ではコミュニケーションツールの主流がビジネスチャットへと移行しつつあります。本記事ではビジネスチャットの概要やメリットについて解説するとともに、企業での活用事例や選び方のポイントなどを紹介します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、リアルタイム性の高い双方向の対話を実現するコミュニケーションツールです。業務利用を目的とするコミュニケーションツールであり、社内における情報共有や連絡の手段として機能するだけでなく、社外とのコラボレーションにも用いられています。
また、アカウント管理でアクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバーのみでメッセージのやり取りを行うことも可能です。ただしビジネスチャットはメッセージのやり取りがカジュアルな会話形式で進むため、顧客や取引先とのフォーマルなコミュニケーションには適していません。
ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットのメリットのひとつはメッセージのリアルタイム性です。Eメールは一方通行かつ非同期のコミュニケーション手段であり、メッセージの送信と受信にタイムラグが発生します。ビジネスチャットはメッセージが即座に伝達されるため、リアルタイム性の高い双方向コミュニケーションが実現します。
また、先述したようにグループ作成機能によって部署やプロジェクト単位でアカウントを管理できることから、情報セキュリティを高めつつ情報共有の効率化が期待できる点もメリットのひとつです。このようにリアルタイムな双方向コミュニケーションを図るとともに、社内外の垣根を越えたセキュアな情報共有基盤を構築できる点がビジネスチャットの利点です。
ビジネスチャットの安全性は高い
ビジネスチャットはその手軽さゆえにセキュリティ面の脆弱性を懸念する声が少なくありません。とくに近年主流となっているクラウド型のビジネスチャットの場合、オンラインのパブリック環境でリソースを共有するという性質上、オンプレミス型と比較するとセキュリティリスクが高い傾向にあります。
しかし多くのビジネスチャットは業務利用を前提としており、アクセス権限設定や多要素認証、ログの管理、通信内容の暗号化など、さまざまなセキュリティ機能を搭載しているのが一般的です。また、基本的に認証したアカウントとのみメッセージを送受信するため、Eメールを用いたやり取りよりも安全性が高いツールです。
ビジネスチャットの導入成功事例
ここではビジネスチャットの導入によって高い成果を創出した企業事例を紹介します。
銀行が業務効率を向上
ある金融機関では業務の効率化と顧客サポートの円滑化を目的として、様々なコミュニケーションツールを活用していました。しかし多くのコミュニケーションツールを採用することでサイロ化が発生し、かえってシステム管理の煩雑化と業務負荷の増大を招く事態に陥ります。このような課題を解消すべく同社は外部アプリケーションとの連携性に優れるビジネスチャットを導入し、複数のコミュニケーションツールを一元化することでパフォーマンスの大幅な向上を実現しました。
大学で様々なツールと連携させて活用
サウスイースタン・ルイジアナ大学のシステム管理チームでは、コミュニケーションツールにICQを採用していました。しかしICQは1990年代後半に開発されたメッセンジャーアプリであり、デジタル技術の進歩・発展が加速する現代ではその役割を全うするのが困難となっていました。このような背景から導入されたのがビジネスチャットです。ビジネスチャットの利用によってチームのコラボレーションが活性化され、結果として開発時間の短縮やアイデア伝達率の向上といった成果につながりました。
IT会社が旅行コンシェルジュアプリを開発
ドイツ鉄道の子会社であるDB Systel社では、旅行コンシェルジュとして機能するメッセンジャーアプリの開発に取り組んでいました。そこで重要課題となっていたのが、ライブチャット機能を備えるとともに、高度なセキュリティ要件を満たすチャットプラットフォームの選定です。そこで同社はオープンソースのウェブチャットサーバ「Rocket.Chat」を導入し、旅行コンシェルジュアプリ「Derschlaue Reisebuddy」の開発に成功しました。
ビジネスチャットの選び方のポイント
ビジネスチャットを導入する際は以下に挙げる3つのポイントに着目することが重要です。
初期費用・月額費用で選ぶ
ビジネスチャットの選定における重要ポイントのひとつはコストです。後述する運用形態によって大きく異なりますが、基本的にビジネスチャットは導入時の初期費用と、継続的な運用における月額費用が発生します。サービスによって初期費用と月額費用が大きく異なるため、機能とコストのバランスを考慮しつつ、自社の組織体制やビジネスモデルに適したビジネスチャットを選定することが大切です。
形態で選ぶ
ビジネスチャットは大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型の2種類が存在します。オンプレミス型はサーバやネットワーク機器などの導入が必要であり、初期費用が高い傾向にありますが、カスタマイズ性とセキュリティ性に優れる点がメリットです。クラウド型は物理的なITインフラの構築が不要かつ初期費用無料のサービスが多いものの、サブスクリプションモデルが主流であり、基本的に継続的な月額費用が発生します。
セキュリティの高さで選ぶ
先述したように、ビジネスチャットは業務利用を前提とするツールであり、多くの場合はアクセス権限設定や多要素認証などが搭載されています。とはいえ、当然ながら利用するサービスによってセキュリティ機能は異なります。また、オンライン上でコンピュータリソースを運用するクラウド型と、社内LANのクローズドなネットワークで運用するオンプレミス型ではセキュリティレベルに差が生じるでしょう。ビジネスチャットを導入する際は自社のセキュリティ要件を明確化し、それに適したビジネスチャットを選ぶことが大切です。
ビジネスチャットなら「Rocket.Chat」
ビジネスチャットの活用を検討しているのであればRocket.Chatがおすすめです。Rocket.Chatには、クラウドサービスによるSaaSプランのほか、社内LANの閉じたネットワークで運用するオンプレミス型が用意されており、高度なセキュリティ要件に対応できます。ビデオ会議やタスク管理、ファイル管理、リアルタイム翻訳などの豊富な機能が搭載されていると同時に、マルチデバイスへの対応も可能です。
また、Rocket.Chatはソースコードが公開されているオープンソース製であり、様々な機能を自由に追加・削除できるカスタマイズ性の高さも魅力のひとつです。30日間の無料トライアルが用意されているので、ビジネスチャットの活用を検討している方はぜひお試しください。
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まとめ
ビジネスチャットは業務利用を目的として開発されたシステムであり、リアルタイム性の高い双方向コミュニケーションを実現するミュニケーションツールです。Eメールよりもお手軽かつスピーディーな情報共有が可能であり、社内外の枠組みにとらわれないセキュアな情報共有基盤を構築できます。ビジネスチャットを導入する際は「初期費用・月額費用」「運用形態」「セキュリティ」の3要素に着目し、自社の組織体制やビジネスモデルに適したサービスを選定することが大切です。
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