働き方の多様化が求められる中、社内外の人員をつなぐビジネスコミュニケーションツールの重要性は増しています。一方で、どのツールを選択すれば良いか分からず、悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、自社に合ったビジネスコミュニケーションツールを選択するためのポイントやおすすめのツールを紹介します。ツールを有効に活用して生産性の向上を図りたい場合は、ぜひ参考にしてください。
ビジネスコミュニケーションツールとは？
ビジネスコミュニケーションツールとは、企業において社内外の関係者とのコミュニケーションをサポートするツールのことです。多くのビジネスコミュニケーションツールは、基本機能としてチャット機能を搭載しています。
チャット機能は、個人やチーム宛にメッセージを送信できる機能です。ツールによってはチャット機能のほかにも、タスクの進捗状況を管理できる機能やファイル管理機能なども搭載しています。
ビジネスコミュニケーションツールを導入するメリット
ビジネスコミュニケーションツールは、情報共有の効率化やコミュニケーションの円滑化に役立ちます。以下では、ビジネスコミュニケーションツールを導入することで得られるメリットについて解説します。
効率よく情報を共有できる
チャットはメールと比較して、短文でやり取りを行います。ビジネスコミュニケーションツールに搭載されているチャット機能を活用することで長文を作成する手間を省き、効率よく情報を共有できます。また、多くのチャット機能では画像やファイルを添付して送付できるため、プレゼンテーション資料の効率的な共有も可能です。
社外の関係者とも、リアルタイムでスピーディーにやり取りできます。緊急のトラブルが発生した際も即座に担当者へと連絡でき、スムーズな対処が可能です。
ビジネスコミュニケーションツールによっては、ユーザー名やキーワードによる検索機能が利用できます。それを活用して、過去の膨大なやり取りの履歴から必要な情報にすぐアクセスすることが可能です。その他にも、ツールに搭載されたさまざまな機能を活用することで、作業の省力化や生産性の向上などが図れます。
コミュニケーションが円滑になる
近年ではリモートワークの普及により、社内の従業員同士が直接顔を合わせる機会が減少しています。関係者全員が出社する日を待って会議を開き情報共有する方法では、ビジネスが円滑に進みません。
ツールに搭載されているビデオ通話機能やグループチャットなどを活用することで、多人数で気軽に会話できる環境を整備できます。業務内容のやり取りに限らず、雑談のような日常的なコミュニケーションの円滑化も可能です。そうすることでビジネスの展開速度は加速し、企業の収益アップにもつなげられます。
ビジネスコミュニケーションツールの選び方でのポイント
ビジネスコミュニケーションツールには多種多様の種類があり、搭載されている機能やかかるコストが異なります。自社に合うツールを導入するためには以下のポイントを押さえましょう。
選び方でのポイント1.機能
ツールに搭載されている機能によって、解決できる課題は変化します。ツールを選択する際には、利用できる機能と自社の抱える課題とのマッチングを確認しましょう。例えば業務ファイルの散逸が課題としてある場合、ファイル共有機能の充実しているツールが有効です。
一方で、機能が豊富であるほど望ましいとも限りません。機能が多すぎるツールを選択すると使いこなせず、かえって生産性が低下するケースも考えられます。
選び方でのポイント2.コスト
コスト面の確認も欠かせません。複数のツールを比較する際には、導入コストのみではなく、毎月の利用料金などのランニングコストも確認する必要があります。
ツールによっては導入コストが無料のプランも選択できます。ただし、無料プランでは機能や利用人数などが制限されている場合も多いため、事前の確認が必要です。
選び方でのポイント3.セキュリティ対策
チャットやファイル共有などの機能を利用する際には、しばしば企業の重要情報もやり取りされます。そのため、情報漏えいや誤送信などのリスクに備えて、セキュリティ対策が取られたツールを選択しましょう。また、ツールの導入後は従業員全員にセキュリティ教育を実施することで、よりセキュリティ面のリスクを軽減できます。
選び方でのポイント4.使いやすさ
ビジネスコミュニケーションツールは、あらゆる年代の従業員が使用すると想定されます。ツールの利用を社内に浸透させるためには、年代やITツールの習熟度を問わず誰もが便利に操作できるUI/UXを備えたツールを選択しましょう。
従業員にとっての利便性を確認するためには、無料トライアルを活用して実際に一定期間使用してもらい、感想を聞く方法もあります。ストレスや不満を感じる従業員が多い場合は他のツールを試すなどして、自社のニーズに合った製品を探しましょう。
ビジネスチャットツールおすすめ5選
実際にビジネスコミュニケーションツールを探すとなっても、数多くのツールがあるため選択に迷ってしまいます。ここからはおすすめのビジネスチャットツールを紹介します。ツール選びの参考にしてください。
1.Rocket.Chat
Rocket.Chatは、国内外で広く導入されているコミュニケーションツールです。基本機能として、チャット・ファイル共有・ビデオ通話・タスク管理・カレンダー機能が搭載されています。
Rocket.Chatはオンプレミス環境に構築する安全性の高いツールであるため、機密情報を扱う企業での利用に適しています。また、オープンソースをベースとした製品であるため、上記に挙げた機能の他にも、必要な機能を自由に追加できるカスタマイズ性の高さが魅力です。
Rocket.Chatには30日間の無料トライアルが用意されています。そのため、実際に操作性を確認してから導入を検討することも可能です。無料トライアルは以下のページから申し込めます。
Rocket.Chatの料金
Rocket.Chatのオンプレミスプランには、以下の2種類が用意されています。
- Community：無料（同時接続200ユーザー程度まで）
- Enterprise：要問い合わせ（25ユーザーから）
少人数での利用を想定している場合は、無料で利用できるCommunityがおすすめです。より高度な機能が利用できるEnterpriseは30日間の無料トライアルが用意されており、事前に使用感を試せます。
2.Chatwork
Chatworkは、日本語を含む4言語に対応している中小企業向けのビジネスチャットツールです。基本機能として、グループチャット・タスク管理・ファイル管理・ビデオ、音声通話機能が搭載されています。モバイル版のアプリも用意されており、スマホやタブレット端末での利用も可能です。
Chatworkには無料プランが用意されていますが、より安全にかつ多人数で高機能を利用するためには、有料プランを検討しましょう。有料のビジネスプランやエンタープライズプランでは、大容量のストレージや高度な検索機能、複数人でのビデオ・音声通話などが利用できます。
参照元：Chatwork - 中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1
Chatworkの料金
Chatworkには、100ユーザーまで利用できるフリープランのほか、機能やストレージ容量に応じて「ビジネス」「エンタープライズ」のプランが用意されています。
- フリープラン：無料
- ビジネスプラン：月額840円（年間契約の場合は月額700円）
- エンタープライズプラン：月額1,440円（年間契約の場合は月額1,200円）
※価格はいずれも税抜き
3.Slack
Slackは、大企業をはじめ世界中で広く利用されているビジネスチャットツールです。Slackではチームのタスクと個人のタスクの一元管理を行えます。チャット機能、メッセージ機能、ハドルミーティング機能（ビデオ、音声通話機能）など、さまざまな機能が搭載されています。クリップ機能では、音声や動画を録音・録画して従業員へスムーズに共有することが可能です。
参照元：Slack はニーズに応えるプロダクティビティプラットフォーム
Slackの料金
Slackには、利用できる機能に応じて以下の4種類のプランが用意されています。
- フリー：無料
- プロ：月額1,050円（年契約の場合は月額925円）
- ビジネス：月額1,800円（年契約の場合は月額1,600円）
- Enterprise Grid：要見積もり
※価格はいずれも税抜き
参照元：料金プラン | Slack
4. Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft 365の一部として提供されているビジネスチャットツールです。無料版としても単体で提供されており、1対1の会議機能・チャット機能・ファイル共有機能など基本的な機能が備わっています。有料版のMicrosoft Teams EssentialsやMicrosoft 365を利用することで機能がより拡充され、最大300人まで参加できるグループ会議などを利用できます。
Microsoft Teamsは、ExcelやPowerpointなどMicrosoft 365の他アプリとの連携に強いことが特長です。デスクトップアプリは他のアプリのハブとして機能し、スムーズな作業が実現します。
Microsoft Teamsの料金
Microsoft Teamsをビジネスで利用する場合、以下いずれかのプランを選択できます。
- Microsoft Teams（無料）：無料
- Microsoft Teams Essentials：月額500円
- Microsoft 365 Business Basic：月額750円
- Microsoft 365 Business Standard：月額1,560円
※価格はいずれも税抜き
上記のうち、「Microsoft 365 Business Basic」と「Microsoft 365 Business Standard」は、1か月無料で試用できます。
参照元：Microsoft Teams の価格とプランの比較 | Microsoft Teams
5.LINE WORKS
LINE WORKSは、幅広い世代になじみのあるLINEに近い操作性とデザインを特長とするビジネスチャットツールです。チャット画面ではLINEと同様にスタンプも使用できます。
LINE WORKSのデータはセキュリティ専門のエンジニアによって常時モニタリングされているため、安全に運用することが可能です。LINE WORKSの運営企業はセキュリティやプライバシーに関する認証「SOC2/SOC3」「ISO / IEC 27001」を受けています。
参照元：LINEとつながる唯一のビジネスチャット - LINE WORKS
LINE WORKSの料金
LINE WORKSは、30ユーザーまで利用できるフリープランのほか、機能やストレージ容量に応じて「スタンダード」「アドバンスト」のプランが選べます。
- フリープラン：無料
- スタンダードプラン：月額540円（年間契約の場合は月額450円）
- アドバンストプラン：月額960円（年間契約の場合は月額800円）
※価格はいずれも税抜き
なお、上記の料金はオプションを追加しない場合のものです。追加ストレージなどのオプションを追加した場合には上記と別途、料金が発生します。スタンダードプランやアドバンストプランは無料トライアルが利用できます。
まとめ
ビジネスコミュニケーションツールは、社内外のコミュニケーションを円滑化でき、生産性の向上を図れるツールです。機能やコスト面から自社に最適なツールを選んで導入し、組織の利益につなげましょう。オンプレミス環境で構築できる、安全性の高いビジネスコミュニケーションツールの導入を考えている場合は、ぜひRocket.Chatを検討してください。
