金融機関でのビジネスチャット活用｜導入するメリットと懸念点

2023.12.22 三和コムテック

業務連絡の効率化には、ビジネスチャットの導入が非常に役立ちます。とはいえ、金融機関などの機密情報を日常的に扱う組織では、情報セキュリティの観点から、その導入に不安を抱えることも多いでしょう。本記事では、金融機関にビジネスチャットを導入するメリットと注意点、そして安全性の高いビジネスチャットツールを解説します。

金融機関でビジネスチャットを導入するメリット

金融機関におけるビジネスチャットの導入は、どのようなメリットをもたらすのでしょうか。以下より、期待できる主なメリットを3つ紹介します。

効率良く迅速に情報を伝達できる

第一は、効率良く迅速に情報伝達できる点です。メールによる連絡は手紙でのやりとりに近く、送受信の手間などがかかるため、リアルタイムでのコミュニケーションには不向きです。また、メールは基本的に、一対一あるいは一対多に適した連絡手段であり、グループ単位で相互にやりとりするものではありません。

一方、ビジネスチャットは送受信と同時に、リアルタイムでチャット画面にメッセージが表示されるので、グループ単位でのコミュニケーションを円滑に行えます。メッセージは時系列順で表示され、あとからグループに追加された人にも、これまでやりとりしてきた内容を確認できる仕組みです。

メールでは複数人に連絡する際、その都度CCやBCCの設定が必要ですが、ビジネスチャットなら最初に、対象メンバーを集めてグループを作成しておくだけで済むため、送信漏れの心配などもありません。これらの効果により、グループ内のコミュニケーションは活性化され、迅速かつ正確な報連相が実現します。

メールよりもセキュリティ性が高い

ビジネスチャットは、メールに比べてセキュリティ性に優れている点も大きなメリットです。企業の情報漏洩リスクのひとつに、メールの誤送信があります。これは単純なヒューマンエラーではあるものの完全に防ぐことは難しく、さらに送信後のメッセージは取り消せません。また、スパムやフィッシングメールなど、危険なメールを受信するリスクも考えられます。

ビジネスチャットの場合も、送信先とは別の相手やグループにメッセージを書き込んでしまうリスクは排除しきれませんが、修正や削除は可能です。メールと異なり、外部からの不審なメッセージを受信するリスクは低いので、総じてメールよりも強固なセキュリティが見込めます。

簡単にファイルを送信できる

情報伝達に関しては、ドキュメントやスプレッドシート、PDFなど、頻繁なファイル共有の発生が想定されます。メールの場合は、添付ファイルの容量制限に引っかかったり、必要なファイルが添付されているメールの場所がわからなくなったりすることが発生しがちです。

しかし、ビジネスチャットの場合、こうしたストレスがなく、大容量のファイルも問題なく共有できます。ファイル管理機能が備わっているツールを導入すれば、すぐに目当てのファイルを検索できる上、ファイルを送受信した前後のメッセージ履歴も簡単に確認可能です。

金融機関でビジネスチャットを使う上での懸念点

前述した通り、ビジネスチャットの導入がもたらすメリットは多岐にわたりますが、金融機関に導入する際は以下の点に注意しましょう。

個人情報を扱うため、高いセキュリティ性が求められる

金融機関は、顧客の個人情報や機密性の高い財務データなどを日常的に取り扱っています。金融機関がビジネスチャットの導入・運用を行う条件のひとつとして、これらの情報が漏えいすることなく、安全に管理できることが必須です。

一般的なビジネスチャットツールにも、二重認証などの基本的なセキュリティ対策は備わっていますが、金融機関の場合は、さらに念入りな対策の実施をおすすめします。また、利用者向けの運用ルールを策定し、従業員一人ひとりが適切な方法でツールを利用できるための周知徹底も重要です。

高いカスタマイズ性が必要となる

ビジネスチャットを導入する際には、導入候補であるツールのカスタマイズ性にも要注意です。自社が求める機能が不足していると、ツールの利便性が下がり、最終的には使わなくなってしまうおそれがあります。一方で、機能が多すぎても使いこなせず、費用対効果が悪くなってしまうかもしれません。

したがって、自社が想定している用途や業務フローに合わせたカスタマイズが可能なツールを選び、必要な機能を適切に組み込むことが求められます。金融機関では強固なセキュリティも欠かせないので、安全性と利便性を両立できるツールを選びましょう。

金融機関にビジネスチャット「Rocket.Chat」がおすすめな理由

前述した懸念点も踏まえた上で、金融機関におすすめしたいビジネスチャットが「Rocket.Chat」です。以下では、なぜRocket.Chatが金融機関にふさわしいのか、その特長を紹介します。

セキュリティが強固である

最大の特長は、そのセキュリティの強固さです。機密情報の漏えいリスクを減らすには、個々のセキュリティ機能はもちろんのこと、クラウド／オンプレミスのプラットフォーム選択も重要になります。通常、不特定多数のユーザーが利用するクラウドサービス（SaaS）に比べ、クローズドであるネットワーク環境下の利用を前提としたオンプレミスの方が安全です。

その点、「Rocket.Chat」はSaaS型だけではなく、オンプレミス向けの利用プランも用意しているため、外部からのアクセスを遮断し、情報漏洩のリスクを大きく抑えられます。これにより、多くの個人情報を取り扱っている金融機関でも、安全性に期待できます。

柔軟にカスタマイズできる

チャットやビデオ会議、タスク管理、グローバル検索、ファイル管理などの豊富な基本機能に加えて、柔軟なカスタマイズが可能な点も魅力のひとつです。管理者は、自社のニーズにあわせてUI（ユーザーインターフェース）全体を調整し、有効にする機能の選択や各ユーザーのアクセスレベルを自由に設定できます。

RPAなどの機能を追加して業務の自動化・効率化を促進したり、チャットボットとして利用したり、APIで外部サービスと連携させたりするなど、活用の幅は広がっています。金融機関の業務は多岐にわたり、それぞれ特有の要件を持っていることが予想されます。金融機関の複雑な業務プロセスのサポートに対して、カスタマイズ性の高さは非常に有効です。

「Rocket.Chat」の無料トライアル

導入の判断は実際の使い勝手を知ってから決めたい方に向けて、30日間の無料トライアルを提供しています。この期間、ユーザーはコストを気にすることなく機能にアクセスし、その使用感や自社の業務フロー、セキュリティポリシーとの相性などをじっくり評価できます。トライアル終了後は、有料プランへのアップグレードも可能です。いきなり本格導入するのは不安がある場合、まずは無料トライアルを利用することをおすすめします。

参考：三和コムテック株式会社「Rocket.Chat無料トライアル申し込み」