近年は、人手不足の影響や業務プロセス改善などの観点から、RPAを導入する企業が少なくありません。RPAを活用すると、人は単純な業務から解放され、より重要な業務へと注力できたり、余裕を持った働き方を実現できたりするため、生産性も向上します。
そこでこの記事では、RPAの概要や種類などの基本知識から、ツールの選び方についてわかりやすくまとめました。これからRPAを導入しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
RPAの具体例
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取ったもので、主に比較的単純で定型化された業務を、シナリオ通りに自動化できるツールです。人に代わって、ロボット（ソフトウェア）によってスピーディに業務を推進できることから、多くの企業で導入されています。
RPAの得意分野としては、業務フローが決まっている定型業務のほか、複数のアプリケーションを横断させて処理する業務や、膨大なデータを扱う業務なども挙げられます。たとえば、以下のような業務が該当します。
- 競合他社の価格調査
- SNS上の口コミ収集
- 日次レポートの作成
- 勤怠管理
- 在庫管理
逆に、複雑で人の判断が都度必要な業務は、代行しにくいのが特徴です。
RPAツールの種類
RPAツールといっても、その種類はさまざまです。ここでは導入する環境として、サーバー型、クラウド型、デスクトップ型の3つについて、それぞれの特徴やメリットを紹介します。どのタイプが自社にとって導入・活用しやすいかイメージしてみてください。
クラウド型
まず、クラウド型のRPAは、インターネット上のクラウドサービスにて利用できるタイプです。デジタル化の影響から注目されるようになりました。
自社で一からサーバーを構築せずに済むため、初期費用を安価に抑えやすいのが大きな特徴です。料金体系は、毎月一定金額が請求されるサブスクリプションのほか、使った分だけ請求される従量課金のタイプも存在します。
基本的には、Webブラウザ上で行う業務を自動化します。スモールスタートで始めやすいほか、外出先やリモートワーク先からも気軽にRPAを利用できるのは魅力的です。
サーバー型
サーバー型のRPAは、その名のとおり、自社サーバーにRPAツールをインストールして利用するタイプです。「オンプレミス型」と呼ばれることもあります。数多くのソフトウェアロボットを開発し、同じタイミングで稼働させるなど、サーバー内で一元管理します。
RPAを動かすためのルールが統一されているため、シナリオと異なる動きをしてしまうロボットや、適切にメンテナンスを受けられていないロボットが発生せず、効率的に活用可能です。さまざまな部署などへ横断的に展開させ、大量のデータ処理を実現しやすいのもメリットです。
デスクトップ型
デスクトップ型は、特定のパソコンに直接インストールして使用するタイプのRPAです。つまり、パソコン1台からでもRPAを使って自動化できるようになるため、全社で一括管理する作業などは不要になります。自部門と情報システム部門とで調整さえすれば、スピーディに展開でき、導入へのハードルが低くなるのがポイントです。
デスクトップ型を検討する場合は、将来的に全社でRPAを導入することになったとしても、シームレスに移行できるかどうかを確認しておくことが大切です。
RPAツールの選び方
現在は、さまざまなベンダーからRPAツールが提供されています。自社への導入にはどのツールが適しているのか、選ぶ基準を明確化しておくことが大切です。ここでは、どのようにRPAツールを選べばよいのか、着目すべき6つのポイントを解説します。
費用に対して効果が得られるか確認する
まずは、価格と機能のバランスが取れているかどうかをチェックしましょう。価格だけでツールを選んでしまうと、機能が不十分で、本当に自社が実現したかった目的を達成できないおそれがあります。かといって、高ければ自社に適しているとも一概にいえないため、バランスを重視することが大切です。
導入目的を果たす機能が備わっているか確認する
自社が、なぜRPAに必要性を感じ、導入することに至ったのか、その目的を明確化しましょう。そして、その目的を果たせる機能や、カバー範囲を持っているRPAを選ぶことが大切です。
RPAツールによって、搭載されている機能はさまざまです。デフォルトとして付いている機能のほか、クライアントの必要に応じてオプションで提供される機能などがあります。
誰もが直感的に操作できるか確認する
ツールの操作性も重要です。いくら優れた機能を持っていたとしても、使いこなせなければ意味がありません。とくに、これまで現場主導で行ってきたRPA活用を、全社的に浸透させたい場合には注意が必要です。これまでRPAを使用したことがない人にもわかりやすく、シンプルで直感的に操作できるものを選ぶと、利用率が向上します。
社内システムとの相性を確認する
RPAを導入する際は、既存システムとの整合性も気にすべきポイントです。
RPAで自動化できる作業には、Excelなどに代表されるOfficeソフトウェアのほか、業務システムもふくまれます。ただ、RPAツールによっては、対応できないシステムもあるのが現状です。対応できなければ自動化できず、無意味になってしまいます。そのため、導入前には必ず既存システムと連携できるかを確認しましょう。
セキュリティ対策が整っているか確認する
しっかりとしたセキュリティ対策が講じられているかどうかも、事前に確認しておきましょう。RPAツールを導入しても、ロボットが不適切な挙動をすれば、作業にトラブルが発生するおそれがあります。また、機密情報が社外へ漏えいしてしまうと、信用問題にも発展しかねません。
RPAツール上の動作や作業内容をモニターできるなど、セキュリティ対策がしっかり取られているベンダーのツールを選ぶことが大切です。
サポート体制が整っているか確認する
RPA運用中にトラブルが発生したり、メンテナンスが必要になったりした際に、サポート体制が充実しているかどうかも確認しましょう。一般的に無料版と有料版では、サポート品質に大きな差が出ることもあります。社内にIT部門がない、あるいはIT人材が不足しているといった場合は、手厚いサポートのある有料版を選ぶのもおすすめです。
低コストで高機能なRPA「AutoMate」
RPAツールの中でどれを導入しようか迷っている場合は、「AutoMate」がおすすめです。
まず、直感的なマウス操作で、誰でもかんたんに設定できます。大量の名刺登録や領収書・請求書などの発行といったバックオフィス業務から、事業部門の各種作業、運用管理のシステム業務など、多種多様な業務にRPAを適用可能です。
また、一般的なRPAは初期費用にプラスして、初年度、2年目、3年目と大きなコストが継続して発生することもあります。一方、「AutoMate」の場合はライセンスとして購入可能なため、長く使うほどコスト面で有利になる点もメリットです。
まとめ
RPAツールを導入する場合は、ポイントを押さえ、自社に最適なものを見極めることが大切です。その点「AutoMate」は、複数のシステムを使用している業務でも柔軟に対応でき、連携しやすくなっています。また、誰でも直感的な操作でシナリオを設定できるため、利用のハードルは高くありません。気になるコストもライセンスごとの請求で、比較的安価に運用できます。この機会にぜひ、導入をご検討ください。
