「採用しても人が集まらない」「担当者が休むと業務が止まる」――人手不足のなか、残業や休日対応でなんとか業務を回している企業は少なくありません。しかし、少子高齢化による労働人口の減少は今後も続くと見込まれており、「人を増やして対応する」方法だけでは限界があります。担当者の頑張りに頼る体制のままでは、負担が一部の人に集中し、ミスや離職がさらに人手不足を深刻にする悪循環に陥りがちです。
本記事では、人手不足の時代に求められる「仕組みで回る業務」とは何かを整理したうえで、仕組み化できる業務の見分け方、4つの進め方、RPAツールを使った自動化の具体例を解説します。
対象読者
- 人手不足で業務が回らない企業の経営者・管理職
- 業務効率化やDX推進の担当者
課題
- 担当者の業務量増加や残業の常態化
- 属人化によるミスの発生と改善の余裕不足
この記事で分かること
- 仕組み化できる業務と人が行う業務の見分け方
- 業務を可視化から自動化へ導く4つのステップ
- RPAツールを活用した具体的な仕組み化の事例
人手不足時代の業務効率化とは？「人を増やす」から「仕組みで回す」への転換
人手不足時代の業務効率化とは、「人を増やす」から「仕組みで回す」への転換を図ることです。これまでの業務改善は、採用を強化して人員を補充するか、従業員のスキルアップに頼るアプローチが主流でした。しかし、構造的な人材不足が続く現在では、人に依存しない業務プロセスを構築する必要があります。
人手不足は一時的な問題ではなく、続いていく経営課題
現在の日本において、人手不足は一時的な問題ではなく、続いていく経営課題となっています。総務省の労働力調査からもわかるように、少子高齢化を背景として生産年齢人口は減少を続けています。景気の変動による一時的な採用難とは異なり、今後も労働力の確保はますます困難になることが予想されます。
そのため、欠員が出たからといってすぐに新しい人材を採用できるとは限りません。既存の従業員だけで業務を維持・拡大していくためには、個人の努力に頼るのではなく、業務の進め方そのものを根本から見直す必要があります。
「人が頑張る組織」と「仕組みで回る組織」の違い
業務効率化を進めるうえで重要になるのが、「人が頑張る組織」から「仕組みで回る組織」への移行です。両者には、業務の進め方やトラブル発生時の対応において明確な違いがあります。
| 比較項目 | 人が頑張る組織 | 仕組みで回る組織 |
|---|---|---|
| 業務の進め方 | 担当者の経験や記憶に依存して処理する | 標準化された手順やツールに沿って処理する |
| 品質のばらつき | 担当者のスキルや体調によって変動する | 誰が担当しても一定の品質を保つことができる |
| トラブル時の対応 | 特定の担当者が不在だと業務がストップする | マニュアルや自動化ツールが機能し業務が継続する |
| 業務量の増加時 | 残業や休日出勤でカバーする | ツールの処理能力向上や手順の最適化で対応する |
「人が頑張る組織」では、優秀な担当者がいれば一時的に高い成果を出せますが、その担当者が退職したり休んだりすると、たちまち業務が回らなくなります。一方で「仕組みで回る組織」では、業務の手順が可視化され、ITツールなどを活用して自動化されているため、特定の個人に依存せずに業務を安定して遂行できます。人を増やすことが難しい時代だからこそ、この仕組み化による業務効率化が不可欠です。
人手不足が業務にもたらす4つの悪循環
人手不足が業務にもたらす4つの悪循環は、企業活動において深刻な影響を及ぼします。人員が不足すると、単に労働力が足りなくなるだけでなく、残された従業員に負荷が集中し、組織全体の生産性が低下する連鎖反応が起こります。この悪循環を断ち切るためには、まず現状の課題を正確に把握することが重要です。
| 悪循環のステップ | 業務環境の変化 | 組織への主な影響 |
|---|---|---|
| 1. 業務量の増加 | 担当者1人あたりの業務量が増える | 個人の身体的・精神的負担の増大 |
| 2. 労働時間の延長 | 残業・休日対応が常態化する | 人件費の増加、離職リスクの高まり |
| 3. 品質の低下 | ミスや対応漏れが増え、手戻りがさらに時間を奪う | 顧客満足度の低下、余計な業務時間の発生 |
| 4. 組織の硬直化 | 改善に取り組む余裕がなくなり、属人化が進む | 業務のブラックボックス化、ノウハウの喪失 |
担当者1人あたりの業務量が増える
担当者1人あたりの業務量が増えることは、人手不足がもたらす最初の問題です。退職や休職で人員が減少した際、新たな採用が間に合わない場合、その分の業務は既存の従業員で分担することになります。結果として、一人ひとりが処理しなければならない定型業務やイレギュラー対応の総量が増加します。
中小企業庁の中小企業白書からも読み取れるように、多くの中小企業において人手不足は恒常的な課題となっており、限られた人員で従来通りの業務水準を維持しようとするため、現場の負担は大きくなる傾向にあります。
残業・休日対応が常態化する
残業・休日対応が常態化することは、業務量が増加した結果として避けられない事態です。所定の労働時間内では処理しきれない業務をこなすため、従業員は早出や残業、あるいは休日に業務を行うようになります。一時的な繁忙期ではなく、年間を通じて時間外労働が発生する状態に陥ります。
このような状態が続くと、従業員の疲労が蓄積し、ワークライフバランスが崩れる原因となります。また、企業側にとっても時間外労働に対する割増賃金の支払いが増加し、経営を圧迫する要因となります。
ミスや対応漏れが増え、手戻りがさらに時間を奪う
ミスや対応漏れが増え、手戻りがさらに時間を奪う現象は、疲労の蓄積と時間的な余裕のなさが引き起こします。集中力が低下した状態で大量の業務を処理しようとすると、確認不足による入力ミスや、顧客からの問い合わせに対する対応漏れが発生しやすくなります。
一度ミスが発生すると、その原因調査や修正、関係者への謝罪といった本来不要であった業務が追加されます。手戻りによってさらに時間が奪われ、他の業務を圧迫するという負のループが生じます。
改善に取り組む余裕がなくなり、属人化が進む
改善に取り組む余裕がなくなり、属人化が進むことは、組織にとって最も深刻な悪循環の最終段階です。日々の業務を回すことだけで手一杯になると、業務フローの見直しやマニュアルの作成といった、根本的な業務効率化に向けた活動に時間を割くことができなくなります。
その結果、特定の担当者しか業務の手順や経緯を把握していない「属人化」が進行します。業務が属人化すると、その担当者が不在の際に業務が停止するリスクが高まるだけでなく、新しい人材を採用した際の教育も困難になり、人手不足の解消がさらに遠のく結果となります。
仕組み化できる業務・できない業務の見分け方
業務効率化を進めるうえで重要なのが、仕組み化できる業務・できない業務の見分け方です。すべての業務を無理に自動化しようとすると、かえって現場の負担が増加する原因になります。人手不足を解消するためには、業務の特性を正しく把握し、仕組み化に適した対象を見極めることが必要です。
仕組み化に向く業務の3条件
仕組み化に向く業務には、共通する3つの条件があります。以下の条件を満たす業務から優先的に仕組み化を進めることで、担当者の負担を大幅に軽減できます。
| 条件 | 詳細と特徴 |
|---|---|
| 1. ルールが明確である | 判断基準や手順がマニュアル化されており、誰が担当しても同じ結果になる業務です。条件分岐が定まっているため、システムやツールで再現しやすくなります。 |
| 2. 反復性が高い | 毎日、毎週、毎月など、定期的に繰り返し発生する業務です。作業頻度が高いほど、仕組み化した際に削減できる時間が大きくなります。 |
| 3. デジタルデータで処理できる | 紙の書類や手書きのメモではなく、パソコン上のデータとして扱える業務です。システム間の連携やデータの転記など、画面上で完結する作業が該当します。 |
部門別に見る「仕組み化できる定型業務」の例
前述の条件を踏まえ、部門別に見る「仕組み化できる定型業務」の例を整理します。多くの企業で共通して発生する以下の業務は、仕組み化による業務効率化の効果が出やすい領域です 。
| 部門 | 仕組み化できる定型業務の例 |
|---|---|
| 経理部門 | 交通費精算データの会計システムへの入力、請求書の自動発行と送付、入金データの消込作業 |
| 人事・総務部門 | 勤怠データの集計と給与システムへの連携、入退社時のアカウント一括作成、定期的な社内アンケートの配信 |
| 営業事務部門 | Webサイトから問い合わせがあった顧客情報のCRM（顧客関係管理）システムへの登録、見積書の定型作成、受注データの在庫管理システムへの反映 |
このように、AutoMateを活用することで、システム間のデータのやり取りを迅速かつ正確に処理できます。担当者は単純な転記作業から解放され、さらに創造的な業務に時間を割くことができます。
人が担い続けるべき業務とは
一方で、仕組み化できない業務も存在します。これらは、人が担い続けるべき業務としてリソースを集中させる必要があります。具体的には、高度な専門知識に基づく意思決定や、相手の感情に配慮した対人コミュニケーションが求められる業務です。
たとえば、顧客からの複雑なクレーム対応や、新規事業の企画立案、従業員のメンタルケアなどは、定型化が困難です。また、予期せぬシステムトラブルなどの例外処理も、状況に応じた柔軟な判断が必要となるため、人が対応しなければなりません。仕組み化できる定型業務をツールに任せることで、人はこうした非定型で付加価値の高い業務に専念できます。
人手不足を「仕組み」で解消する4ステップ
人手不足を「仕組み」で解消する4ステップについて解説します。業務効率化を進めるためには、現状の把握から自動化までを段階的に進めることが重要です。ここでは、各ステップの具体的な進め方とポイントを説明します。
ステップ1：業務を可視化し、業務量を把握する
ステップ1は、業務を可視化し、業務量を把握することです。現状の業務プロセスや担当者の負担を正確に知ることから始めます。誰が、どのような業務に、どれだけの時間を費やしているかを一覧化し、課題を浮き彫りにすることが目的です。
業務を可視化する際は、以下の項目を整理するとわかりやすくまとめることができます。
| 確認項目 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 業務名称 | 請求書発行、データ入力、顧客対応など |
| 担当者 | 主担当者および副担当者の氏名 |
| 発生頻度 | 毎日、週1回、月末のみなど |
| 所要時間 | 1回あたりの作業時間や月間の合計時間 |
| 使用ツール | 表計算ソフト、会計システム、メールなど |
このように業務を細分化して記録することで、どの業務に無駄が生じているのかを客観的なデータから判断できます。
ステップ2：手順を標準化し、属人化を解消する
ステップ2は、手順を標準化し、属人化を解消することです。特定の担当者しか進め方がわからない状態を放置すると、担当者の不在や退職時に業務が停止するリスクが高まります。業務の手順を整理し、誰が対応しても同じ品質で完了できる状態を構築します。
標準化を進める際は、可視化した業務の中から、手順が複雑なものや担当者の経験に依存しているものを抽出します。その後、不要な工程を削減し、最も効率的な手順を定義します。定義した手順はマニュアルやフローチャートとして文書化し、関係者全員がアクセスできる場所に保管して運用します。
ステップ3：定型業務をツールで自動化する
ステップ3は、定型業務をツールで自動化することです。標準化された業務のうち、ルールに基づいて繰り返される定型業務は、ITツールやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用することで人の手を介さずに処理できます。
たとえば、RPAを導入することで、複数のシステムにまたがるデータ入力や、Webサイトからの情報収集といった作業を自動で実行できます。これにより、手作業による入力ミスを完全に防ぎ、担当者はより付加価値の高い業務に専念できるようになります。ツールの選定時には、自社の業務プロセスに適合するかどうかを事前のトライアルから確認することが大切です。
ステップ4：実行タイミングまで自動化し、人が起動しなくても回る状態をつくる
ステップ4は、実行タイミングまで自動化し、人が起動しなくても回る状態をつくることです。ツールを導入して作業自体を自動化しても、実行の指示を人が出している状態では、完全な仕組み化とは言えません。
システムのスケジュール機能やトリガー機能を活用することで、特定の条件を満たしたときに自動で処理を開始できます。たとえば、「毎日17時に集計処理を開始する」「特定のメールを受信したら添付ファイルを保存する」といった設定が可能です。実行のきっかけもシステムに委ねることで、夜間や休日でも業務が滞りなく進む仕組みを実現できます。
RPA「AutoMate」で実現する仕組み化の具体例
RPA「AutoMate」で実現する仕組み化の具体例について解説します。人手不足の解消に向けて、定型業務を自動化するツールの導入が有効な選択肢となっているのが理由です。
AutoMateとは？定型業務をシナリオ化して自動で実行するRPAツール
AutoMateとは、定型業務をシナリオ化して自動で実行するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールです。プログラミングの専門知識がない担当者でも、画面上の操作をドラッグアンドドロップで組み合わせることで、業務の自動化手順を構築できます。
日常的に発生するデータ入力や集計作業を自動化できるため、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。例えば、基幹システムからデータを抽出し、表計算ソフトに転記して関係者にメール送信するといった一連の作業を、人の手を介さずに処理できます。
トリガー機能で「業務が発生したら自動で処理される」状態をつくる
トリガー機能で「業務が発生したら自動で処理される」状態をつくることができます。一般的なRPAツールでは人が手動で実行ボタンを押す必要がありますが、AutoMateのトリガー機能を活用することで、特定の条件を満たしたタイミングで自動的に処理を開始できます。
トリガーとして設定できる主な条件は以下の通りです。
| トリガーの種類 | 実行される条件と具体例 |
|---|---|
| スケジュール | 指定した日時や曜日、一定間隔で処理を開始できます（例：毎日午前9時に前日の売上データを集計する）。 |
| ファイル検知 | 特定のフォルダにファイルが保存されたり、更新されたりしたタイミングで処理を開始できます（例：取引先から注文書のPDFが届いた瞬間にシステムへ登録する）。 |
| メール受信 | 特定の件名や送信元からメールを受信した際に処理を開始できます（例：問い合わせメールを受信したら、内容を管理システムに自動登録する）。 |
これらの機能を組み合わせることで、担当者が不在の夜間や休日であっても、業務を滞りなく進めることができます。
三和コムテックが支援した仕組み化の事例
三和コムテック株式会社が支援した仕組み化の事例を紹介します。同社はAutoMateの国内総代理店として、多くの企業の業務効率化をサポートしています。
ある製造業の企業では、毎朝各部門から提出される生産実績データを集計し、経営層向けのレポートを作成する業務に多くの時間を費やしていました。この業務にAutoMateを導入し、ファイル検知トリガーと組み合わせることで、データが提出された時点で自動的に集計とレポート作成が完了する仕組みを構築できました。
その結果、担当者は集計作業から解放され、レポートの分析や改善提案といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになりました。このように、定型業務をツールに任せることで、人手不足の状況下でも業務を円滑に回すことができます。
仕組み化を進めるときの3つの注意点
仕組み化を進めるときの3つの注意点として、導入時のアプローチ、例外への対応、そして継続的な運用体制の構築が挙げられます。人手不足を解消するための仕組み化が、かえって現場の負担や新たな属人化を生まないようにするためのポイントを解説します。
いきなり全自動化を目指さず、小さく始める
いきなり全自動化を目指さず、小さく始めることが、仕組み化を進めるときの3つの注意点の1つ目です。業務のすべてを一度に仕組み化しようとすると、要件定義に膨大な時間がかかり、現場の混乱を招く原因となります。まずは特定の部門や、手順が明確な定型業務から着手し、小さな成功体験を積み重ねることが重要です。
| 処理の分類 | 対応方法 |
|---|---|
| 定型処理 | ルールに基づき、ツールが自動で実行します。 |
| 例外処理 | エラー発生時は担当者に通知を送り、人が手動で対応します。 |
| 最終確認 | 金額の大きな決済や社外への重要なお知らせなど、重要な判断は人が行います。 |
このように段階を踏むことで、新しい手順やツールに対する現場の抵抗感を和らげることができます。
例外処理と人による確認ポイントを残しておく
例外処理と人による確認ポイントを残しておくことも、仕組み化を進める上で欠かせない視点です。すべての業務パターンを事前に想定してシステムに組み込むことは現実的ではありません。イレギュラーな事態が発生した際に、業務が完全に停止してしまうリスクを避ける必要があります。
ツールやシステムは、あらかじめ設定されたルールに従って処理を実行します。そのため、想定外のエラーや判断が必要な場面では、人が介入できるプロセスを設計しておくことが求められます。
| ステップ | 進め方のポイント |
|---|---|
| 第1段階 | 毎日発生する単純なデータ入力やメール送信など、効果がわかりやすくリスクの低い業務から着手します。 |
| 第2段階 | 対象業務の前後工程を含めた自動化へと範囲を広げます。 |
| 第3段階 | 成功事例を他部門へ横展開し、組織全体への定着を図ります。 |
業務の特性に応じて、人とシステムの役割分担を明確に設計しておくことができます。
担当者任せにせず、運用・保守のルールを決めておく
担当者任せにせず、運用・保守のルールを決めておくことが、仕組み化を長期間機能させるための最後の注意点です。特定の担当者だけがツールの仕組みや設定内容を把握している状態は、新たな属人化を生み出します。担当者の異動や退職によって、仕組みが維持できなくなる事態を防がなければなりません。
仕組み化を導入する段階から、運用体制や保守のルールを組織として定めておく必要があります。
| 管理項目 | 具体的なルール例 |
|---|---|
| マニュアルの整備 | ルールに基づき、ツールが自動で実行します。 |
| 定期的な見直し | 業務フローの変更やツールのアップデートに合わせて、定期的に設定内容を点検します。 |
| 責任者の配置 |
業務ごとの管理責任者と副担当者を任命し、複数人で運用できる体制を構築します。 |
運用・保守のルールを明確にすることで、持続可能な業務効率化を実現できます。
よくある質問（FAQ）
人手不足なのに人件費削減も求められています。何から手をつければよいですか？
人手不足なのに人件費削減も求められている場合、まずは現状の業務量とコストを可視化することから手をつければよいです。各担当者が抱えている業務を洗い出し、不要な作業を廃止したうえで、残った定型業務をシステムで自動化することで、残業代などの人件費を抑えつつ効率的に業務を回すことができます。
人手不足の対策として、採用強化や外注と仕組み化はどう違いますか？
人手不足の対策として、採用強化や外注と仕組み化は、コストの発生方法や持続性に違いがあります。それぞれの特徴を以下の表にまとめました。
| 対策 | 特徴 | コストの傾向 |
|---|---|---|
| 採用強化 | 新たな人材を確保し、業務の幅を広げることができます。 | 採用費や教育費に加え、継続的な人件費が発生 |
| 外注（アウトソーシング） | 特定の業務を外部に委託し、社内の負担を軽減できます。 | 継続的な委託費用が発生 |
| 仕組み化（自動化） | 業務プロセスを見直し、システムで自動的に処理できます。 | 初期費用はかかるが、長期的なランニングコストは低い |
業務の仕組み化と、標準化・マニュアル化は何が違いますか？
業務の仕組み化と、標準化・マニュアル化は、目的と到達点に違いがあります。標準化やマニュアル化は、人が作業する際の手順を統一し、誰でも同じ品質で業務を行えるようにする取り組みです。一方で仕組み化は、標準化された手順を基に、人が介入しなくても業務が回る状態を構築することを指します。
夜間や休日に、人がいなくても処理を自動で実行できますか？
夜間や休日に、人がいなくても処理を自動で実行できます。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などのツールを活用することで、あらかじめ設定したスケジュールや条件に合わせて、無人でデータ集計やシステム間の連携処理を行うことができます。
IT担当者がいない中小企業でも、業務の仕組み化は進められますか？
IT担当者がいない中小企業でも、業務の仕組み化は進められます。近年はプログラミングの専門知識がなくても、直感的な操作で設定できるノーコードのツールが増加しているのが理由です。また、中小企業庁が推進するIT導入補助金などの支援制度を活用し、外部の専門企業のサポートを受けながら無理なく導入を進めることができます。
まとめ
人手不足は継続的な経営課題であり、「人を増やす」から業務を「仕組み化」して回す組織への転換が求められます。
仕組み化は、業務の可視化、手順の標準化、ツールの導入、実行タイミングの自動化という4つのステップで進めます。定型業務はRPAツール「AutoMate」などを活用して自動化し、人は判断が必要なコア業務に注力することが重要です。
導入の際は、いきなり全自動化を目指さず、小さな業務から始めます。例外処理のルールや運用体制を整え、人がいなくても業務が回る組織づくりを進めてください。
