業務改善とは?提案を効果的にするポイントやアイデアを紹介

 2024.02.07  三和コムテック

事業活動における重要課題のひとつに生産性の向上が挙げられます。それを実現するためには、業務の効率化や生産工程の合理化を図る仕組みが欠かせません。そこで重要なテーマとなるのが「業務改善」です。この記事では業務改善の概要を紹介するとともに、業務改善提案を成功させる上で大切なポイントについて解説します。

そもそも業務改善とは?

業務改善とは、業務上の課題を特定し、作業の停滞や品質の低下を招いている要因を改善する取り組みを指します。主な課題としては、「業務の属人化」「ITシステムの老朽化」「人材不足」「情報共有の遅滞」「コストの増加」「データのサイロ化」「法規制への遅れ」などが挙げられます。こうしたボトルネックとなっている課題の要因を特定するとともに、具体的な対策を立案・策定し、改善を図る一連の取り組みが業務改善です。

業務改善の本質的な目的は、非効率な業務プロセスを改善して生産性を高め、参入市場における競争優位性を確立することです。また、既存の業務プロセスや作業工程における問題を提起し、解決すべき事項として意思決定者に提言する行為を業務改善提案と呼びます。業務改善提案を実施する際は、いくつかのポイントを押さえなくてはなりません。

業務改善提案を成功させる4つのポイント

業務改善提案を行う際は、以下に挙げる4つのポイントを意識することが重要です。

1.現状の業務課題について入念に調査を行う

既存業務の改善を図る場合、組織の状況や経営体制によって必要な施策は異なります。自社にとって真に必要な改善策を立案するためには、現状の業務プロセスを調査し、ボトルネックとなっている領域を洗い出す必要があります。そのためには現場へのヒアリングを通して課題を深く掘り下げるとともに、ロジックツリーやマインドマップなどを活用し、課題を定量化する工程が必要です。このプロセスを経ることで課題を俯瞰的な視点から認識できるようになるため、問題に関連する要因や影響を特定しやすくなり、合理的な改善策を打ち出す一助となります。

2.提案フォーマットを作成する

業務改善提案を実施する上で重要となるのが提案フォーマットの作成です。業務改善に必要な施策は状況によって異なりますが、基本的に「課題の特定→改善策の立案→対策の実施」というフローは共通しています。提案フォーマットを活用することで、課題や改善点、施策の必要性などを整理しやすくなったり、アイデアの根拠や意図を可視化できたり、誰が作成しても提案書の品質を一定以上に保てたりするメリットが得られます。また、「何を改善すべきか」「なぜその施策が必要なのか」といったポイントが明確になるため、関係者の理解を促進できる点もメリットのひとつです。

 提案フォーマットに記載すること

提案フォーマットに記載すべき主な内容としては、以下のような項目が挙げられます。

  • 改善すべき課題
  • 実際に現場で発生している問題
  • 業務改善を図る目的
  • 改善の方法
  • 施策の推進に必要なリソース
  • 施策の推進に伴うリスク
  • 実施スケジュール
  • 改善後に想定される成果

3.QCDを意識した提案をする

業務改善を図る際は、QCD(Quality:品質、Cost:コスト、Delivery:納期)のバランスを意識することが重要です。例えば製造プロセスの効率化を目的として生産ラインにAIやIoTなどのデジタルテクノロジーを導入する場合、相応の設備投資が必要となるため、短期的にはキャッシュフローにマイナスの影響を与えます。しかし長期的には、業務の省人化による人件費や福利厚生費の削減、製品の高品質化による企業価値の上昇、納期短縮による顧客満足度の向上、といった成果が期待できます。基本的にQCDはトレードオフの関係で成り立っているため、それぞれのバランスと優先順位を考慮しつつ、中長期的な視点に基づく提案を策定することが重要です。

 QCDを上手く意識するため必要なこと

QCDを意識した業務改善提案を実施するためには、品質・コスト・納期の各要素にKGI(重要目標達成指標)とKPI(重要業績評価指標)を設定する必要があります。例えばコスト面において「前年比10%の経費削減」というKGIを設定した場合、「前年同月比で10%のコストカット」がKPIに該当します。そして月間10%のコストカットを実現するためには、水道光熱費や交通費などの見直し、不要なサブスクリプションサービスの解約、業務効率化による時間外労働の削減、接待交際費や広告宣伝費の縮小、といった施策が必要です。ロジックツリーの要領で、「前年比10%の経費削減」を頂点に据えた上でその実現に必要なKPIを樹状に展開していくことにより、具体的な改善策を立案できます。

4.改善の効果とかかる時間を明確にする

業務改善提案が承認されるためには、意思決定者の納得を得る判断材料が必要です。そのためには改善の効果を定量化するとともに、改善策の実施スケジュールや成果を得られるまでの期間を明確化しなくてはなりません。例えばワークフローシステムの導入による成果が「稟議の省人化・自動化」や「業務効率が50%向上」といった曖昧な内容では承認を得るのは困難です。「年間6,000件の紙媒体による稟議の電子化実現」「推計される人件費削減効果は年間約150万円」「導入期間は約一週間」「専門的な知見は不要なので定着に要する期間は2〜3か月」など、提案が具体的になるほど意思決定者の承認を得られる可能性が高まります。

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業務改善提案に役立つアイデアの具体例

業務改善を実施する上で取り入れたいアイデアとして、「フレームワークの活用」「助成金や補助金の活用」「ツールの導入」などが挙げられます。

フレームワークを活用する

業務改善に取り組む際は、「ロジックツリー」「BPMN」「ECRSの4原則」「PDCAサイクル」などのフレームワークを活用することで業務改善提案を効率的に進められます。各フレームワークは得意な領域や適した用途が異なるため、それぞれの特徴を把握した上で自社に必要な手法を選定することが重要です。

  • ロジックツリー
    特定のキーワードを頂点に据えて関連する要素をツリー状に分岐させ、アイデアの掘り下げや事象の細分化につなげる分析手法
  • BPMN(Business Process Model and Notation:業務プロセスモデリング表記法)
    特定の業務プロセスにおける手順について、スタートからゴールに至る道筋を図式に落とし込むフローチャート手法
  • ECRSの4原則
    「不要な業務の排除(Eliminate)→複数業務の統合(Combine)→順序の入れ替え(Rearrange)→業務プロセスの単純化(Simplify)」の順に検証して業務の効率化を図る思考法
  • PDCAサイクル
    「計画(Plan)→実行(Do)→評価(Check)→改善(Action)」のプロセスを継続的に繰り返し、業務の効率化や品質の改善を図るフレームワーク

助成金や補助金を活用する

業務プロセスの改善を図るためには、設備投資や人員配置の変更、作業工程の見直しといった施策が必要です。しかし、これらの施策を実行するにあたっては、改善策の実施規模に応じたコストを要するとともに、費用対効果がマイナスに振れる投資リスクを伴います。これらの問題を解消する一助となるのが公的な助成金や補助金です。

厚生労働省では中小企業や小規模事業者を対象とした「業務改善助成金」を実施しており、生産性向上を目的とする設備投資や人材育成に要する費用の一部が助成されます。こうした制度を活用することで、業務改善に伴う投資リスクを大幅に軽減できます。

参照元:厚生労働省「業務改善助成金」

ツールを導入する

デジタル化が加速する現代の環境において業務改善を推進するには、ITシステムの戦略的な活用が必須です。業務改善に寄与するITソリューションには、コラボレーションツールやグループウェア、ワークフローシステム、アクセス解析ツール、BIツールなど、さまざまな種類が存在します。特に近年において広く導入されているのが、定型のPC業務を自動化するツールであるRPA(Robotic Process Automation)です。中でも、700項目にものぼる自動化機能を備えたRPAツール「AutoMate」がおすすめです。

まとめ

業務改善とは、作業の停滞や品質の低下を招いている要因を特定するとともに、そのボトルネックの改善を図る取り組みを指します。業務改善提案を実施する際は「課題の調査」「提案フォーマットの作成」「QCDに基づく提案」「改善の効果と要する時間の明確化」を意識することが重要です。業務改善提案に役立つアイデアの具体例としては、「フレームワークの活用」「助成金や補助金の活用」「ツールの導入」が挙げられます。近年はさまざまな産業でDXの実現が急務であり、業務改善を推進するためにはITシステムの戦略的な活用が必須です。

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