業務量を平準化するために必要な6個の原則

 2024.02.05  三和コムテック

企業において従業員間で業務量の偏りが生じていると、ストレスの増加や生産性の低下を引き起こす可能性があります。業務量の平準化は、企業の持続可能な成長を実現するために不可欠です。この記事では、業務量平準化の基本的な意味や重要性を解説、さらに平準化を効果的に進めるために重要となる6つの原則を紹介します。

業務量の平準化とは?

業務量の平準化とは、従業員間で業務量や作業負担が均等になるように仕事の配分を調整することです。

平準化の実施を通して、全ての従業員に対して公平かつ適切に業務量を分散し、特定の従業員にのみ負担やストレスが集中する事態を防ぎます。または、十分な業務が与えられずに手持ち無沙汰となる従業員が出てしまう事態を防ぎ、生産性に悪影響をもたらさないようにすることも大きな目的です。

このように業務量の平準化は、従業員の満足度を高めたり、組織全体の効率性や生産性を改善したりする点で役立ちます。

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間違えやすい「標準化」との違い

平準化と混同しがちな用語に、業務の「標準化」があります。業務の標準化は、作業方法や業務プロセスを統一することで、誰が担当しても一定の業務品質を保てるようにする取り組みです。これに対して平準化は、従業員が担当する業務量や負担を均等に分配し、全員が公平に働ける環境を構築することを目的とします。

標準化が「業務品質の均一化」に焦点を当てるのに対し、平準化は「業務量の均一化」に焦点を当てたものである点が主な違いです。

業務量の平準化ができていないことによるデメリット

企業にとって業務量の平準化は、組織の生産性や従業員の満足度に直結する大きな課題です。ここでは、平準化の重要性を確認するために、業務量が適切に平準化されていない場合に生じるデメリットを紹介します。

デメリット①業務効率が下がる

業務が平準化できていない組織では、多くの業務が特定の従業員に集中しがちです。これにより、一部の従業員が大量の仕事を抱えている一方で、他の従業員は暇を持て余すような状況が生じます。

特定の従業員のみが仕事を抱えている場合、業務の属人化が生じやすくなり、その従業員が不在の際に業務が進まなくなるリスクもあります。このように、業務量の偏りは全体の業務効率の低下につながり、組織の生産性に悪影響をもたらす問題です。

デメリット②休みが取れなくなる

業務量が平準化できていないと、一部の従業員は休みを取ることが困難になります。先述の通り、業務の属人化が生じている場合、その従業員が不在の間に業務が進まなくなる恐れがあるためです。

その従業員が真面目な人であればあるほど、社内のみならず顧客や取引先など社外の関係者にまで迷惑がかかることを恐れ、休むことをためらってしまいかねません。しかし、特定の従業員が十分に休みを取れない状況は、従業員の心身の健康だけでなく、コンプライアンスの面でも問題があります。

デメリット③属人化によるミスの隠ぺいリスク

業務が属人化している場合、特定の担当者以外はその業務内容や進捗状況を把握しにくくなります。このような状況では、ミスやトラブル、隠蔽などの不正が生じても、他の従業員が把握できません。その結果、問題が顕在化するまでに多くの時間がかかり、被害が大きくなる恐れが高まります。

ミスや不正などではなくても、非効率的な仕方で業務が行われていることに誰も気づかない(指摘できない)といった事態も考えられます。組織としては、このようなリスクを未然に防ぐためにも、業務の平準化を進め、属人化が生じにくい環境を整えることが重要です。

 

業務量の見える化から始める業務効率化のススメ

業務量を平準化するために必要な6個の原則

業務量の平準化を進めるには、以下に紹介する原則を確認しながら行う必要があります。

原則①小さく始めて大きくする(スモールスタート)

業務量の平準化を実施する際は、まずは小さい範囲から始め、軌道修正しながら徐々に範囲を広げていくやり方が効果的です。このようなアプローチは「スモールスタート」と呼ばれ、業務の改善に限らず起業や新規事業の立ち上げ、システム導入などビジネスにおいて幅広く取り入れられています。

業務量の平準化に際しては、まず特定の部署やチームから取り組みを開始します。ここで得られた知見やノウハウを蓄積し、他の部署での取り組みに活用することが望ましいです。徐々に他部署や大規模プロジェクトへと広げていき、最終的には全社的な展開を目指します。

原則②業務量を調査する

業務量を平準化するには、まずは業務について正確に把握しなければなりません。その際には、業務量の偏りだけに注目するのではなく、業務そのものを正確に捉える必要があります。調査は、5W1H(どのような業務が、いつ、どこで、どれだけ、なぜ、どのように発生しているか)を意識しながら細かく切り分けていきます。

具体的な方法としては、業務量調査に用いられるフレームワークの活用が有効です。例えば「実測法」は、業務を定量的に測定して評価する手法です。また、業務に携わる従業員自身が記入する「実績記入法」という方法もあります。その他、さまざまな方法の中から業務実態に合ったフレームワークを選択して業務量を把握しましょう。

原則③非定型業務を定型化する

業務は大きく定型業務と非定型業務に分けられます。定型業務とは業務の手順や進め方が決まっている業務のことです。データ入力や請求書作成などが該当します。このような業務はマニュアルによって標準化しやすく、他の従業員への配分が容易に行えるというメリットがあります。

一方の非定型業務は、担当者の判断力や経験、創造力などを必要とする業務です。例えば提案型営業や商品開発などが該当します。非定型業務は多くの場合、特定の従業員に紐付いており(属人化)、他の従業員が肩代わりしにくい傾向にあります。そのような状態から脱却するには、非定型業務を定型化することが重要です。具体的な方法としては、業務プロセスの可視化、業務の改善・最適化、マニュアルの作成、情報共有の徹底などが挙げられます。

原則④「無くす・減らす・変える」の視点で考える

業務量を平準化する際に最大の妨げとなるのが、業務プロセス上の「無駄」です。多くの場合、古くからの慣習が形骸化した状態で残されることによって無駄が発生してしまいます。このような無駄は、先述の業務改善・最適化を妨げる要因となってしまいかねません。そのため、無駄に対して「無くす・減らす・変える」の3つの観点からアプローチすることが有効です。

「無くす」は、形骸化している不要なプロセスを無くしてしまうやり方です。「減らす」は、過剰に実施しているプロセスについて、回数や量を削減します。「変える」は業務の一部または全部を変更するアプローチです。

原則⑤業務プロセス間の繋がりに着目する

業務同士の繋がりやそれぞれの業務プロセスの流れを把握することも重要です。多くの場合、業務は単体として独立しておらず、複数の業務が関係しあっています。そのため、特定の業務に対してだけ平準化に取り組んだとしても、他の関連する業務がそのままだと結果的に偏りが残ったままになる、といった事態が生じかねません。

原則⑥PDCAサイクルを回し継続的に平準化していく

業務量の平準化が達成されたとしても、そのまま放置しておくと再び偏りが発生してしまう恐れがあります。そのような事態を防ぐには、定期的に業務内容を確認し、改善しつづける必要があります。その際に役立つ手法が「PDCAサイクル」です。

PDCAサイクルは、「計画(Plan)→実行(Do)→評価(Check)→改善(Act)」というプロセスを繰り返すことで継続的な業務改善を実現するためのフレームワークです。業務量の平準化を保ち続けるためには、定期的に業務内容を見直し、必要に応じて改善することが求められます。

まとめ:業務の平準化にはRPAツールによる自動化が効果的

定型作業の多いバックオフィス業務の平準化を進める場合は、上記に挙げた6つの原則に加え、RPAツールを活用する方法が効果的です。RPAツールを導入することによって、これまで手動で行っていた繰り返しの定型作業を自動化し、従業員の業務負担を大幅に軽減できます。

RPAツールのひとつである「AutoMate」は、700項目にも及ぶ自動化機能を備えており、さまざまな業務を直感的な操作で自動化できます。豊富なトリガー機能を用いて、柔軟な開発ができる点も特長です。これにより、複雑な業務にも対応できます。業務量の平準化と業務効率化、そして従業員の負担軽減を同時に実現するために、ぜひRPAツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

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