RPAを活用して働き方改革を推進！できることや事例を紹介

働き方改革を進める際、ただ制度を変えるだけでは不十分だと感じている方は少なくないでしょう。在宅勤務でもオフィスと同様に働けるようにしたり、残業を減らしても今まで同様の業務をこなせるようにしたりするには、ITの活用が不可欠です。
この記事では、RPAと呼ばれる定型作業の自動化ツールを中心に、活用のメリット・デメリット、活用事例をご紹介します。

RPAとは？

RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ユーザーが開発したロボットによって、単純なパソコン作業を自動化するものです。ロボットといってもソフトウェアなので実体はありません。

RPAの特長は「低コストで高い業務効率化効果をもたらす」点です。導入コストは、事務処理のために人を雇用するよりかなり安価です。しかも、休む必要がなく、またミスなく働いてくれるため、膨大な業務を高い品質で素早く処理することが可能となります。

働き方改革の目的とは？

働き方改革は、日本の少子高齢化や労働人口減少といった社会構造の変化に対応し、経済成長を持続するために政府主導で進められています。

一方、企業や組織のレベルでは、より具体的なビジネス上の課題を解決するために働き方改革を推進しているケースが多くあります。たとえば、優秀な人材確保、業務量の増加、グローバル化による多様な人材受け入れなどです。

単なる表面的な制度改革では、目的を達成するのは難しいでしょう。一人ひとりの労働生産性を高めて競争優位性を確保すること、付加価値の高い仕事を提供して優秀な人材を確保することが大切です。そのためにもITを活用して、従業員に任せる仕事は単純作業から付加価値の高いものにシフトしていく必要があります。

RPAができることは？

RPAはすでに決まったフローや作業手順など、定型化されている業務の処理が得意です。

具体的には、メール送信や、膨大なデータの中から必要な数値のみを抽出し集計する作業、従業員の勤務時間や残業時間などの勤怠管理、競合企業の価格調査を定期的に行い表を作成する作業などです。人の判断を必要としない単純な作業は、RPAに任せたほうが迅速かつ正確に処理できます。

RPA以外の社内業務に活用できるIT

今やRPA以外のITツールも、さまざまなシーンで活用されています。ここでは、とくに社内業務に密接な役割を持つものについて2つご紹介します。

ERP（エンタープライズ・リソース・プランニング）

ERPは、ビジネスに不可欠な業務アプリケーションを統合したITツールです。あらゆる業種や業態向けに、顧客管理、営業支援、財務会計、生産管理など「業務アプリケーション」と呼ばれる統合型のソリューションが提供されています。

ERPを導入する大きなメリットは、「全社最適化」です。アプリケーションによって分散していたデータベースを取り込むことで、今まで発生していた二重作業を排除したり、部門同士の連携力を強化したりして、業務効率を高められます。

ところが、いざシステムを利用し始めると、優先度の高い業務に機能が偏っていることが少なくありません。派生系業務や新たな処理を追加しようとすると、カスタマイズが必要となることもあります。結果として、業務が硬直化してしまうケースが見られます。

より効果的にERPを活用するためには、定期的に業務処理能力を把握し、業務プロセスの適正化を図ることが大切です。

グループウェア

グループウェアは、組織のコミュニケーション力や従業員のコラボレーションを高めるためのITツールです。在宅勤務やテレワークなど場所を問わない働き方が浸透しつつある現在、生産性向上を図れるツールとして注目を集めています。

基本的な用途としては、ビジネスメール、ファイル共有、ポータル、チャットツール、Web会議といった機能を集約することで、従業員の日常業務をサポートします。PCやデバイスの進化とともに、常に進化を続けているソリューションのひとつです。

また現在の傾向としてもっとも顕著なのが、スマートデバイスを活用した新たなコラボレーションツールとしての役割です。

令和3年度（2021年度）の「通信量からみた我が国の音声通信利用状況」によると、固定系通信（加入電話・ISDN）は5年前（2017年度）と比べて総契約数が約75%、通信回数・通信時間は約半数にまで減っていることがわかります。

参照元：「通信量からみた我が国の音声通信利用状況」【令和3年度】（P.10）

時代の変化にともない、社内でのコミュニケーション手段も、電話からグループウェアを介する方法に代わってきており、その重要度も増しています。

選択するツールや使い方の工夫次第で、「業務効率化」といった単独の目的にとどまらず、「働き方」そのものを大きく変革するきっかけになるものとして、多くの企業で注目されています。

RPA活用のメリット・デメリットは？

従来の業務にITツールを取り入れることには、さまざまなメリットやデメリットがあります。ここではあらためてRPAに焦点を当て、導入前に押さえておきたい主なポイントをまとめました。

RPA活用のメリット

RPAを導入すると、これまで人がアナログで行ってきた定型的な業務を簡単に自動化できるようになります。つまり、人がロボットに入れ替わって仕事をするため、人件費を削減可能です。

また、どれほどベテランの従業員であってもヒューマンエラーを完全に防ぐことは困難ですが、RPAならそうしたミスも減らせるようになります。

社内体制の見直しや業務プロセス改善にもおすすめです。たとえば、もともと定型業務に従事していた従業員を、人にしかできない重要な業務へ集中させられるのは大きなメリットです。

RPA活用のデメリット

現在普及しているRPAは「RDA（Robotic Desktop Automation：ロボティック・デスクトップ・オートメーション）」、つまりデスクトップ上で稼働させるタイプです。RDAができるのは、データ入力の自動化など比較的単純な作業に限定されます。判断が必要な業務や、多くの例外がある複雑な業務には不向きで、業務全体の最適化を行うのは困難です。

そのため導入する際は、「業務プロセス全体の見直し」も進め、適切な導入範囲を選定しなければ効果を実感しにくいでしょう。

働き方改革推進に貢献するRPAの活用事例

ここからは、働き方改革を進めるのにRPAを活用し、成功している事例を業種ごとにご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

製造・販売業

海外拠点も抱えているあるメーカーでは、組織横断的なプロジェクトとしてDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しています。従来のアナログな業務から脱却し、情報の見える化や共有を通じて業務効率化を図るためには、システム化とRPA化の両方が必要だと判断しました。

従来、膨大な取引先の与信情報を収集する一連の作業は、従業員が手分けして行う必要があり、多くの手間がかかっていました。そこでRPAツールを導入し、Webブラウザの起動、インターネット検索、リストのPDF化、管理表への記入といったすべての作業を自動化しました。

初めてRPA化に取り組んだにもかかわらず、2週間もかからずスムーズに導入できました。人による作業が不要になった結果、266時間もの余力化に成功しています。

IT機器のサービス・販売業

ITベンダーであり、ITサプライ製品の販売などを幅広く手掛けるある企業は、グループ会社からの独立をきっかけに基幹システムをすべて見直し、業務改革を積極的に進めてきました。とくに紙ベースの業務をデジタル化すること、属人的な業務を緩和し働き方を効率化することの2点を重視し、RPAの活用にも取り組んでいます。

たとえば、顧客からFAXで送られてくる注文書の処理は頻繫に生じる定型業務です。従来は、注文書を振り分け、基幹システムに入力し、プリントアウトするといった作業を従業員が行っていました。これらの作業の多くをRPAツールで自動化した結果、担当人数を減らして対応できるようになり、処理スピードも上がりました。また、システム化により、在宅勤務など多様な働き方にも対応しやすくなっています。

自治体

今やDXは民間企業のみならず、自治体にとっても重要な取り組みです。ある自治体では、住民ニーズの多様化や新たなサービスの提供による、職員の残業時間増加に頭を悩ませていました。そこで業務改善としてRPAツールを導入することに決め、反復が多く単純でルール化しやすい業務を複数選定し、運用を進めました。

システム上で必要な情報を検索して転記する作業など、職員が行ってきた定型作業を自動化することで、年間1,300時間ほど業務時間を削減しました。入力ミスや転記ミスも減り、確認や修正の手間も削減できています。

RPAの導入により、職員は窓口対応や他の作業に時間を使えるようになり、業務効率化に成功しました。この自治体では今後もRPAを適用する業務を増やす予定です。

参照元：「自治体におけるRPA導入ガイドブック」（P.66～67）

RPA活用で働き方改革を実現

「働き方改革」を実現するためには、シーンや利用目的に応じてITを活用することが大切です。とくにRPAはこれまで人の手で行ってきた定型業務をシナリオ通りに自動化できるため、労働時間や人件費削減、生産性向上などに役立ちます。

これからRPAツールを導入するなら、「AutoMate」がおすすめです。AutoMateは世界で3,500社以上の導入実績を持ち、ユーザーにとって設定が容易で使いやすいRPAです。独自に開発されたシステムやタスク連携機能も人気で、長く使えば使うほど低コストで業務改善を推進できます。

業務の自動化により効率化・改善を目指すなら、RPAツールの導入をぜひご検討ください。