日々の定型業務を効率化したい場合や、従業員を単純なルーチンワークからより創造的な業務へと振り分けたい場合、RPAの導入が適しています。RPAはさまざまな作業を自動化するツールであり、業務の効率化や生産性の向上を実現することが可能です。この記事では、RPAの概要やAIとの違い、導入によるメリット・デメリットを解説します。
RPAとは何か
RPAとは簡単に説明すると、デスクワークを自動化するためのツールです。人力で行っているタスクを自動化できるため、さまざまな用途で利用されています。
RPAの意味
RPAの正式名称は「Robotic Process Automation」、直訳すると「ロボットによる手順の自動化」です。ここでいうロボットとはパソコンのことであり、人がパソコンを利用して手動で行っている一連の作業を自動化できるソフトウェアロボットをRPAと呼びます。
ブルーワーカーの作業が機械化されてきたように、事務作業やデータ入力などホワイトワーカーの定型化されているタスクをRPAによって自動化できます。
RPAとAIの違い
RPAは、あらかじめ設定されたルールに基づいて処理を行います。あくまで設定に従い自動的に処理を実行するのみであり、RPAが自ら判断して作業を進めることはありません。一方、AI（人工知能）は自律的に判断をしつつ作業する点が特徴です。
RPAが得意とするのは定型業務やルーチンワークの自動化です。そのため、複雑かつイレギュラーが発生する作業の自動化には適していません。一方のAIは自ら判断できるため、臨機応変な判断が求められる作業にも対応できます。
なお、近年ではRPAとAIの連携による活用事例も増えています。たとえば、RPAとAI音声認識による音声データのテキスト化とデータの入力です。また、RPAとAI-OCRの組みあわせによって、スキャンしたテキストデータをRPAが自動的に基幹システムなどへ登録することも可能です。
RPAとBotの違い
Botはチャットボットのような、会話の自動化によく用いられている仕組みです。Botはロボットのことであり、プログラミングされた内容に従って処理を実行します。
RPAとBotはどちらも設定に従い作業を行ってくれる点において同じです。RPAは設定した手順やルールにのっとって作業を行い、Botは指定したタスクを実行します。ただし、Botに複雑な作業をさせるには高度なプログラミングスキルが求められ、なおかつAIのような学習能力もありません。
たとえば、AIなら処理中にエラーが発生した際、学習して改善を試みます。一方、Botはプログラミングされた内容に基づく処理しか実行できません。
Botを活用した代表的なサービスとして、チャットボットが挙げられます。近年では、さまざまな企業が問い合わせ対応の効率化や人手不足対策としてチャットボットを活用しています。
RPAとVBA･Excelマクロの違い
Microsoft Excelのマクロ機能は、複数の操作を一括で呼び出し、Excel上での作業を自動化できるツールです。Excel上での自動化に特化したツールであり、Microsoft Office製品の機能拡張に用いられるプログラミング言語「VBA」を使用します。
RPAとマクロの違いは、自動化可能なシステムやアプリケーションの範囲です。マクロはあくまでExcel上での作業自動化にしか対応していませんが、RPAはExcel以外のシステムも自動化できます。
RPAとマクロでは、導入や運用に要するコストも大きく異なります。マクロはExcelにもともと実装されている機能であるため、Excelさえあれば利用が可能です。一方、RPAは導入形式によるものの、数万円から数百万円の費用がかかるケースもあります。
RPAでできることを簡単に解説
RPAの導入によって、パソコンのみで完結できる業務や定型業務、複数のアプリケーションを横断した作業などを自動化することが可能です。
パソコンのみで完結する業務
パソコンのみで完結できる作業であることが、RPAを導入する際の必須条件です。例えば「大量のデータをまとめる・分析する」「毎月の請求書を作成・印刷する」「発送伝票を作成・印刷する」「各社員にメールを配信する」などのタスクを得意としています。
また、メールでの問い合わせ対応にも活用可能です。あらかじめ、返信内容を登録しておけば、自社へ送られてきた問い合わせメールに対し、RPAが自動的に返信を行ったり、メールの内容を他のシステムへ転記したりできます。
決められた手順で行う定型業務
RPAは、手順が決まった定型タスクを、ロボットによって自動化します。そのため、発注や納品処理など単調な作業はRPAで対処できます。例えば、毎月同じ数の商品を発注・納品しているケースでは、RPAが活躍します。一方で、臨機応変な判断を要する作業の自動化には適していません。
複数のアプリケーションを使用した作業
複数のアプリケーションをまたいだ作業もRPAでは可能です。例えば、メールやExcel、社内で利用しているシステムなど、複数のタスクが絡む作業でも、手順が決まっていればRPAで自動化できます。
ただし、RPAの製品によっては連携の可否が異なるため、事前に確認が必要です。Microsoft Officeには対応しているケースが多いため、ExcelやWordなどを用いた作業を自動化したいのであれば、そこまで気にする必要はありません。
RPAでできないことを簡単に解説
RPAは万能ではなく、判断を要する作業やイレギュラーが発生する業務、柔軟性や独創性が求められる作業には適していません。
判断を要する作業
RPAはあらかじめ設定したルールや基準に基づいて処理を実行します。そのため、イレギュラーの発生などで判断を要する作業にRPAは適していません。
例えば売れ行きから発注の増加を決める作業には、人の判断が介入します。手順が決まっているタスクであることがRPAの前提であるため、ルール化されていなかったり正誤をその都度判断する必要があったりする非定型のタスクは、RPAでの自動化に適しません。
柔軟性や創造性を要する業務
柔軟性や創造性が必要な業務は、あらかじめ定めたルールに従って処理を実行するRPAに適していません。創造性が求められる業務は、感性や創造力といった人間が持つ能力が不可欠であり、RPAによる自動化は不可能です。
仮にこれらの業務を自動化できたとしても、従業員のモチベーション低下を招く恐れがあります。創造力を発揮したいと考えている従業員のやる気を削ぐことにつながり、その結果、生産性の低下や離職率の悪化といったリスクが高まります。
RPA導入で期待できるメリット
RPAを取り入れることによって期待できるメリットは主に3点が挙げられます。詳細を以下に解説します。
生産性の向上とコスト削減が期待できる
RPAは手順が決まっている単純な作業が得意なため、大量の反復タスクを実行させられます。その結果、作業効率と生産性の向上につながります。
RPAによる自動化によってパソコンを年中無休で稼働することで、残業や休日出勤の削減が可能です。また、作業にあたる人員も減らせるため、コストダウンにも有効です。複数台のパソコンでRPAを稼働させればさらに作業効率を高められ、大幅な生産性向上が見込めます。
効率的に業務へ取り組める環境の整備によって、従業員は快適に働ける職場環境を手に入れられます。その結果、モチベーションアップや従業員ロイヤリティの向上などにつながり、離職率の低下、採用力の強化を実現できる点もメリットです。
人的ミスの減少が期待できる
ヒューマンエラーを完全になくすのは困難です。人の手で行う作業である以上、体調不良や集中力の低下に伴うミス、勘違いによる失敗などは起こり得ます。RPAであれば、設定した通りに作業を粛々と進めてくれるため、人的ミスの削減が可能です。
人的ミスの削減によって業務時間の短縮につながるほか、余計なチェックや二度手間を回避できることから、無駄な残業の削減にも寄与します。残業の削減によって従業員にのしかかる負担を軽減でき、健康経営の促進につながることもメリットです。
もちろん、設定が誤っていると意味がありません。適切な設定さえできていればミスをなくしタイムロスも最小限に留められるため、損害の回避や品質の向上が期待できます。
人手不足を解消できる
少子高齢化に伴い、日本の労働人口はますます減少傾向にあります。総人口に占める労働人口の割合は、約数千万人単位で減少するという予測も内閣府によって試算されています。
総務省が公開している「令和4年版高齢社会白書」によると、日本の総人口のうち65歳以上が占める割合は28.9％とのことです。総人口も令和35年には1億人を切ると試算されており、それに伴う労働人口の減少により、企業はますます人手不足に陥る懸念が高まりました。
参照元：総務省｜令和4年版高齢社会白書
RPAは、こうした課題の解決につながるツールです。これまで人力で取り組んでいたさまざまな作業をRPAによって自動化し、限られた人員でこれまで通り、もしくはそれ以上の成果を得られると期待できます。RPAは省人化に有効なツールであり、人手不足にあえぐ企業にとって心強いツールとなることは間違いありません。
まとめ
RPAは、パソコンのみで完結する定型業務や、アプリケーションを横断する業務の自動化が可能です。一方で、判断を要する作業や柔軟性を求められる業務などには適していません。RPAの導入によって、コスト削減や生産性の向上、人手不足の解消などのメリットを得られます。
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