片桐企業グループ様　～月末繁忙期の集計作業をAutoMateを導入し省力化、作業時間の短縮だけでなく、別の作業を行える点も評価

北海道札幌市に拠点を構え、建設機械のレンタル事業を中心に総合レンタルソリューションを提供する片桐企業グループでは、昨年からRPA化の取り組みが進められている。本稿では、関連会社も含めたグループ8社のうちの2社の取り組みを紹介しよう。

入金管理ファイルの作成にAutoMateを適用

カタギリ・コーポレーション様は、グループ全体の経営・財務の統括とグループ各社に対するマネジメント、および新規事業開発などを担当するグループ全体の統括会社である。グループ各社のビジネス状況や、人・資金の流れなどは細かく同社に報告され、管理と経営のための情報とされている。

そのうち毎月末に行う入金管理ファイルの作成は、グループ全体のカネの流れと取引先の動静などを把握するうえで欠かせない作業である。

担当の吉岡哲也氏（営業推進企画課 課長）は毎月末、次のような作業を行っていた。

情報システム室から月末の最終入金処理が終わったとの連絡が入ると、IBM i にアクセスして複数のファイルから入金データをそれぞれコピーし「入金管理マスタファイル」（Excel）を作成。次に、そのマスタファイルを別のExcelにコピーして「過去入金管理データ」ファイルを作成。もう1度マスタファイルに戻って、グループ各社別の「全体ファイル」と、支店名と担当者名から「拠点別ファイル」を作成。さらに5社の「入金管理報告書」を作成してグループウェアのNotesDBへアップ。すると、同時に役員と担当者に通知メールが送信されて作業が完了する、という流れだった。

図表2　入金管理ファイル作成の作業を自動化するAutoMateのプログラム

「毎月この作業に3時間ほどかかっていましたが、月末の業務が集中するときの作業であるため、何とか効率化できないかと考えていました」と、吉岡氏は振り返る。

吉岡 哲也氏　カタギリ・コーポレーション株式会社　営業推進企画課　課長

AutoMateによるRPA化は、グループ会社でもある北海道オフィス・システムの横尾和也氏（情報システム室 主任）が担当した。

横尾氏は、「プログラムは、基幹システムにアクセスしてデータを取得し、そのデータをExcelにコピーした後に、さらに必要な部分をさまざまなExcelにコピーするという簡単なものでした。しかしExcelのシート数が多かったために目標時間より少し長くなりましたが、従来の3時間を40分程度に短縮できました」と話す。

横尾 和也氏　北海道オフィス・システム株式会社　情報システム室　主任

50分かかっていた売上集計を数分に短縮

片桐機械は、建設・土木機械のレンタルおよび販売を事業とする片桐企業グループの中核企業で、今年で創業84年目を迎えた。道内に4つの支店と9の営業所、13のレンタルセンターを構え、道内の建設・土木工事には欠かせない存在として事業を展開中である。

札幌支店の橋本梨乃氏（CS業務課係長）は、月次の売上資料を長年にわたって作成してきた。作成する資料は、機種別の賃貸売上管理、拠点別得意先売上管理、業種別売上目標率など10種類。これをこれまでは、IBM i  にアクセスしてさまざまなファイルから該当のデータを抽出してExcelへ転記、それを拠点別や得意先別、作業所別などに仕分けて資料を作成してきた。

現在までにRPA化したのは機種別売上管理表の作業のみだが、従来50分ほどかかっていた作成時間は数分に短縮した。

図表4　売上集計作業を自動化するAutoMateのプログラム

「月次の売上資料の作成は“早く・正確に”を目標としていますが、電話応対や商品の手配などの作業もあり集中できないことも多くあるので、導入効果は非常に大きいと感じています」と、橋本氏は話す。

橋本 梨乃氏　片桐機械株式会社　札幌支店　CS業務課 係長

今回のRPA化にあたっては、省力化したい作業項目を部門の会議で話し合い、20項目以上をリストアップした。

「営業サポートや電話応対など、お客様へよりクオリティの高いサービスを提供する時間に比重をおけるように、手作業で行っている業務をRPA化し事務作業時間を短縮したいと考えています」（橋本氏）

［i Magazine 2019 Winter（2019年10月）掲載］